Strona główna / Kodeks postępowania

Kodeks postępowania

Kodeks postępowania

Wprowadzenie

Rada Dyrektorów („Zarząd”) firmy Bentley Systems, Incorporated („Bentley Systems”) powołała komitet ds. zgodności na szczeblu kierowniczym, która ma pomagać Zarządowi i jego komitetowi ds. audytów we wdrażaniu i monitorowaniu niniejszego Kodeksu postępowania („Kodeks”) oraz zadbać, aby niniejszy Kodeks został w jasny sposób przekazany wszystkim pracownikom, kierownictwu i dyrektorom firmy Bentley Systems i jej spółek zależnych (łącznie „Spółka”). Pracownicy, kierownicy i dyrektorzy Spółki są tutaj indywidualnie określani jako „współpracownik”, a łącznie określani jako „współpracownicy”. Oczekuje się, że członkowie rozszerzonego środowiska pracy Spółki (pracownicy tymczasowi, stażyści, absolwenci w trakcie szkolenia) oraz inne osoby, które mogą otrzymać zlecenie na wykonanie pracy lub usług na rzecz firmy Bentley, będą przestrzegać Kodeksu i do celów niniejszego Kodeksu również są uważani za „współpracowników” w odniesieniu do ich pracy dla firmy Bentley. 

Kodeks został opracowany w celu zwiększenia zdolności Spółki do skutecznego konkurowania poprzez określenie odpowiedniego standardu postępowania biznesowego chroniącego Spółkę i jej współpracowników. Kodeksu musi przestrzegać każdy współpracownik. Kodeks dotyczy wielu rodzajów działań i zachowań, które w przypadku zaangażowania pracowników mogą narazić Spółkę i jej pracowników na odpowiedzialność. Naruszenia zasad Kodeksu mogą prowadzić do działań dyscyplinarnych, w tym do zwolnienia z pracy. Obowiązkiem każdego współpracownika jest przestrzeganie Kodeksu i zgłaszanie podejrzeń jego naruszenia w sposób opisany w niniejszym dokumencie. Kodeks nie ma na celu zmniejszenia lub ograniczenia innych zobowiązań, które pracownicy mogą mieć wobec Spółki, w tym między innymi obowiązków określonych w Podręczniku pracownika Spółki (zgodnie z definicją poniżej) i Polityce wykorzystywania informacji poufnych, które obejmują zasady postępowania w biznesie stanowiące uzupełnienie i dodatek do niniejszego Kodeksu. Termin „Podręcznik pracownika” odnosi się do lokalnego Podręcznika pracownika (wraz z okresowymi modyfikacjami) lub, jeśli lokalny Podręcznik pracownika nie istnieje, odnosi się do korporacyjnego Podręcznika pracownika (wraz z okresowymi modyfikacjami). W przypadku dyrektorów niebędących pracownikami Spółki przestrzeganie niniejszego Kodeksu podlega postanowieniom dokumentów organizacyjnych Spółki oraz wszelkim umowom akcjonariuszy ze Spółką. 

PROSZĘ UWAŻNIE PRZECZYTAĆ POSTANOWIENIA KODEKSU PRZEDSTAWIONE PONIŻEJ. WSZYSCY WSPÓŁPRACOWNICY, ZE WZGLĘDU NA KONTYNUACJĘ ZATRUDNIENIA W SPÓŁCE, SĄ UZNAWANI ZA ZWIĄZANYCH KODEKSEM, KTÓRY MOŻE BYĆ OD CZASU DO CZASU MODYFIKOWANY PRZEZ SPÓŁKĘ. PO ZAPOZNANIU SIĘ Z KODEKSEM PROSIMY O KLIKNIĘCIE PRZYCISKU „POTWIERDZAM” ZNAJDUJĄCEGO SIĘ NA KOŃCU PONIŻSZEGO KODEKSU, ABY POTWIERDZIĆ, ŻE ZAPOZNALI SIĘ PAŃSTWO Z KODEKSEM, ŻE SĄ PAŃSTWO ZWIĄZANI JEGO POSTANOWIENIAMI, ŻE ROZUMIEJĄ PAŃSTWO JEGO POSTANOWIENIA ORAZ ŻE NARUSZENIE KTÓREGOKOLWIEK Z POSTANOWIEŃ KODEKSU MOŻE BYĆ PODSTAWĄ DO PODJĘCIA DZIAŁAŃ DYSCYPLINARNYCH, W TYM ROZWIĄZANIA STOSUNKU PRACY. SPÓŁKA ZASTRZEGA SOBIE PRAWO DO WPROWADZANIA ZMIAN W KODEKSIE. WSPÓŁPRACOWNICY SĄ ZOBOWIĄZANI DO ZAPOZNANIA SIĘ Z KODEKSEM I ZATWIERDZENIA GO COROCZNIE W RAMACH COROCZNYCH PROCEDUR SZKOLENIA SPÓŁKI W ZAKRESIE ZGODNOŚCI.

Administracja i postępowanie dyscyplinarne.

2.1 Zasady i procedury.
Zasady i procedury Spółki były opracowywane przez pewien okres i są od czasu do czasu aktualizowane zgodnie z wymaganiami lub w inny sposób uznany za konieczny lub właściwy. Każdy współpracownik musi je rozumieć i przestrzegać ich. Kodeks służy jako przewodnik dla współpracowników w kwestiach prawnych lub etycznych. Kodeks nie obejmuje jednak wszystkich zagadnień i nie oczekujemy, że będzie odpowiadał na wszystkie możliwe pytania, które mogą pojawić się w trakcie prowadzenia działalności. Spółka oczekuje, że współpracownicy będą zawsze kierowali się własnym, rozsądnym osądem, aby przestrzegać wysokich standardów etycznych, do których przestrzegania Spółka jest zobowiązana. Jeśli współpracownik martwi się sytuacją etyczną lub nie ma pewności, czy określone postępowanie spełnia standardy postępowania firmy, ma obowiązek zadać przełożonym lub kierownikom oraz, w stosownych przypadkach, działowi prawnemu firmy wszelkie pytania, które uważa za konieczne do zrozumienia oczekiwań Spółki wobec niego. Nie ma konfliktu ani niespójności między dobrym prowadzeniem działalności biznesowej a etycznym postępowaniem.

2.2 Komitet ds. zgodności.

Komitet ds. zgodności składa się z pięciu pracowników Spółki powoływanych okresowo przez Zarząd, z których jeden będzie mianowany Przewodniczącym Komitetu ds. zgodności. Listę członków Komitetu ds. zgodności prowadzi odrębnie Dział Prawny Spółki. Podstawową rolą Komitetu ds. zgodności jest wspieranie Zarządu we wdrażaniu i monitorowaniu przestrzegania Kodeksu oraz okresowe aktualizowanie i modyfikowanie Kodeksu w odpowiedzi na zmiany w otoczeniu prawnym i biznesowym Spółki. Komitet ds. zgodności jest również odpowiedzialny za zapewnienie edukacji współpracowników w zakresie Kodeksu. Komitet ds. zgodności musi być w pełni informowany o potencjalnych naruszeniach i problemach z Kodeksem, a w razie potrzeby lub na żądanie Zarządu, w tym Komisji Rewizyjnej lub Dyrektora Generalnego lub Dyrektora ds. prawnych, Komitet ds. zgodności może zostać specjalnie skierowany, aby koordynować dochodzenia w sprawie zgłoszeń sporządzonych na podstawie Kodeksu lub w inny sposób zarządzać nimi. Komitet ds. zgodności będzie prowadzić rejestr wszystkich zapisów dotyczących wszelkich zgłoszeń dokonanych na podstawie Kodeksu, śledząc ich otrzymanie, dochodzenie i rozwiązanie, oraz odpowiadać osobie składającej zgłoszenie. Spółka będzie przechowywać kopie raportów i dziennik Komitetu ds. zgodności przez okres dziesięciu lat, chyba że Dyrektor ds. prawnych poinformuje o przedłużonym okresie przechowywania.

2.3 Procedura zgłaszania naruszeń Kodeksu i wątpliwości rachunkowych.
Pracownik ma obowiązek powiadomić Spółkę o każdej sytuacji, w której Kodeks jest naruszany lub jego zdaniem może zostać naruszony. Powinien sporządzić raport, jeśli obawia się, że praktyka lub działanie Spółki lub działanie współpracownika narusza przepisy prawa, zasady lub inne regulacje, politykę Spółki bądź zasadę lub praktykę rachunkowości lub audytu. Należy również zgłaszać wszelkie domniemane działania odwetowe wobec współpracowników, którzy dokonują zgłoszeń w dobrej wierze. Niezależnie od wyniku dochodzenia pracownik jest chroniony przed działaniami odwetowymi za działanie w dobrej wierze i zgłaszanie spraw w roli sygnalisty. Zachęcamy do rozmowy z przełożonymi i kierownikami na temat rzeczywistych lub podejrzewanych zachowań niezgodnych z prawem lub nieetycznych, a także w przypadku wątpliwości co do najlepszego sposobu postępowania w konkretnej sytuacji. Każdy przełożony lub kierownik, który otrzyma zgłoszenie naruszenia objętego zakresem niniejszego rozdziału, musi niezwłocznie zgłosić to Komitetowi ds. zgodności.

Oprócz kontaktowania się ze swoimi przełożonymi i kierownikami, pracownik może informować o wszelkich naruszeniach, podejrzewanych naruszeniach lub obawach w dowolny z następujących sposobów:

  • Wysłać wiadomość za pośrednictwem dedykowanej, zarządzanej zewnętrznie strony internetowej dostępnej pod adresem URL https://www.openboard.info/BSY. Witryna do zgłaszania jest dostępna 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Niezależne usługa witryny internetowej zapewnia pracownikowi anonimowość, chyba że zdecyduje się on podać swoją tożsamość.
  • Wysłać list do Komitetu ds. zgodności na następujący adres:
    Bentley Systems, Incorporated Compliance Committee 685 Stockton Drive Exton, PA 19341 USA

Firma Bentley zobowiązuje się do terminowej oceny każdego zgłoszenia i, w stosownych przypadkach, do zlecenia odpowiedniemu działowi (np. działowi prawnemu, działowi ds. zgodności, działowi kadr itp.) przeprowadzenia dochodzenia w danej sprawie. Raporty i dochodzenia zgłasza się Komitetowi ds. zgodności i Zarządowi.

Ponadto powyższe procedury raportowania mogą być stosowane w przypadku skarg i wątpliwości dotyczących księgowości, wewnętrznych kontroli księgowych lub kwestii audytu, jak szczegółowo opisano w Załączniku A do niniejszego dokumentu. Po otrzymaniu takiego zgłoszenia dotyczącego kierownictwa wyższego szczebla Spółki bądź istnienia faktycznego lub potencjalnego błędnego zgłoszenia lub straty Spółki, które mogłyby mieć istotny wpływ na reputację Spółki lub sprawozdania finansowe, Komitet ds. Zgodności musi przekazać takie zgłoszenie Komitetowi ds. audytu. Jeśli pracownik jest zaniepokojony faktem, że jego zgłoszenie nie jest rozpatrywane we właściwy i terminowy sposób, lub w inny sposób chce skontaktować się bezpośrednio z Zarządem, może skontaktować się z Komitetem ds. audytu, wysyłając list zaadresowany do Przewodniczącego Komitetu Audytu na adres Spółki w Exton, jak podano powyżej. Po otrzymaniu zgłoszenia objętego niniejszym paragrafem Komitet ds. audytu musi niezwłocznie zdecydować, czy rozpocząć dochodzenie.

O ile nie jest to konieczne do przeprowadzenia odpowiedniego dochodzenia lub nie jest to wymagane przez sąd lub inny proces prawny, Spółka będzie chronić tożsamość każdego współpracownika, który zgłosi potencjalne niewłaściwe zachowanie i poprosi o zachowanie w poufności tożsamości. Spółka dołoży również uzasadnionych starań w celu ochrony tożsamości osoby, której dotyczy zarzut lub przeciwko której wniesiono zarzut, chyba że i do czasu ustalenia, że doszło do naruszenia. Osoby zaangażowane w jakiekolwiek dochodzenie w jakimkolwiek charakterze w sprawie ewentualnego niewłaściwego postępowania nie mogą omawiać ani ujawniać żadnych informacji nikomu spoza dochodzenia, chyba że jest to wymagane przez prawo lub w przypadku zasięgania we własnym imieniu porady prawnej, i oczekuje się od nich pełnej współpracy w każdym dochodzeniu. W miarę możliwości Spółka potwierdzi otrzymanie zgłoszeń.

Niezależnie od jakichkolwiek wymogów dotyczących poufności zawartych w niniejszym Kodeksie oraz niezależnie od wszelkich innych umów o zachowaniu poufności lub nieujawnianiu informacji (na piśmie lub w inny sposób, w tym między innymi jako część umowy o pracę, umowy o separację lub podobnego porozumienia w sprawie zatrudnienia lub wynagrodzenia) mających zastosowanie do obecnych lub byłych pracowników , niniejszy Kodeks nie ogranicza żadnego obecnego ani byłego pracownika w komunikowaniu się, współpracy ani składaniu skarg do federalnego, stanowego lub lokalnego oddziału rządu lub organu ścigania, agencji lub podmiotu (łącznie „Podmiot rządowy”) w odniesieniu do możliwych naruszeń federalnych, stanowych lub lokalnych przepisów lub regulacji Stanów Zjednoczonych lub ujawniania w inny sposób jakimkolwiek Podmiotom rządowym, w każdym przypadku, który podlega ochronie na mocy przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach w takich przepisach ustawowych lub wykonawczych, pod warunkiem, że (i) w każdym przypadku taka komunikacja i ujawnienia są zgodne z obowiązującym prawem oraz (ii) informacje będące przedmiotem takiego ujawnienia nie zostały uzyskane przez obecnego lub byłego pracownika za pośrednictwem komunikacji, która była objęta tajemnicą adwokata-klienta, chyba że takie ujawnienie tych informacji byłoby inaczej dozwolone przez prawnika zgodnie z 17 CFR 205.3(d)(2), stosownymi zasadami postępowaniem prokuratora stanowego lub w inny sposób. Wszelkie umowy sprzeczne z powyższym uznaje się niniejszym za zmienione przez Spółkę za zgodne z powyższym.

Każda inna zainteresowana strona może zgłosić Spółce wszelkie naruszenia lub podejrzenia naruszeń niniejszego Kodeksu, zasad, o których mowa w niniejszym dokumencie, lub wszelkich innych obowiązujących wymogów prawnych lub regulacyjnych, lub które dotyczą rachunkowości, wewnętrznych kontroli księgowych lub spraw audytu. Każdemu takiemu zgłoszeniu musi towarzyszyć nazwisko osoby składającej zgłoszenie.

2.4 Postępowanie dyscyplinarne.
Każdy współpracownik, który narusza niniejszy Kodeks lub standardy etyczne firmy, podlega postępowaniu dyscyplinarnemu, które może obejmować naganę, okres próbny, zawieszenie tymczasowe, degradację lub natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy. Wszyscy współpracownicy powinni również mieć świadomość, że pewne działania i zaniechania zakazane przez zasady firmy mogą naruszać prawo Stanów Zjednoczonych i/lub innych jurysdykcji, w których prowadzimy działalność, i mogą prowadzić do odpowiedzialności cywilnej i odszkodowania, sankcji prawnych i/lub postępowania karnego.

2.5 Ochrona przed działaniami odwetowymi.

Współpracownik, który zgłasza incydenty, które w dobrej wierze uważa za naruszenie niniejszego Kodeksu, lub który przekazuje informacje lub w inny sposób pomaga Spółce lub jakiemukolwiek Podmiotowi rządowemu w dochodzeniu na podstawie niniejszego Kodeksu, nie będzie podlegał represjom ani odwetowi za taki udział w sprawie. Działania odwetowe stanowią poważne naruszenie niniejszego Kodeksu i należy je niezwłocznie zgłaszać. Zgłoszenie i dochodzenie w sprawie zarzutów odwetu będzie przebiegać zgodnie z procedurami określonymi w niniejszym Kodeksie. Każda osoba, która zemściła się na współpracowniku za zgłoszenie zarzutów lub udział w dochodzeniu w sprawie zarzutów w dobrej wierze, będzie podlegać odpowiednim działaniom dyscyplinarnym. Jakiekolwiek użycie tych procedur zgłaszania w złej wierze lub w fałszywy lub niepoważny sposób będzie jednak uważane za naruszenie niniejszego Kodeksu.

2.6 Odstępstwa od Kodeksu.

Wszelkie odstępstwa od jakichkolwiek postanowień niniejszego Kodeksu w odniesieniu do członków zarządu lub dyrektorów Spółki muszą zostać zatwierdzone przez Radę lub komitet Rady i zostaną niezwłocznie ujawnione, jeśli i zgodnie z wymogami obowiązującego prawa dotyczącego papierów wartościowych i/lub zasad giełdowych.

Postępowanie biznesowe.

3.1 Właściwy osąd i wysokie standardy etyczne.
Współpracownicy muszą prowadzić wszystkie sprawy biznesowe w sposób uczciwy, rzetelny i prawy. O tych cechach świadczy prawdomówność i brak podstępu lub oszustwa. Jakiekolwiek zaniedbanie przez współpracownika postępowania w sposób rzetelny i uczciwy stanowi naruszenie Kodeksu, a w okolicznościach, w których współpracownik uzyskuje osobistą korzyść z naruszenia, może stanowić oszustwo podlegające ściganiu.

Należy zawsze zachowywać ostrożność podczas rozmów, komunikacji pisemnej i przygotowywania dokumentów dla Spółki. W każdym dochodzeniu lub sporze sądowym z udziałem Spółki strona przeciwna będzie miała prawo do wglądu do dokumentacji Spółki (elektronicznej i papierowej), a każde słowo, które napiszą lub wypowiedzą współpracownicy, może zostać sprawdzone. Dlatego ważne jest, aby kierować się zdrowym rozsądkiem w komunikacji pisemnej, redagowaniu dokumentów (w tym e-maili) oraz w rozmowach. Wszystkie komunikaty powinny być zgodne z faktami. Należy unikać domysłów, przesady i zbyt ekspresywnego języka. Dobrą praktyką jest nie mówić ani nie przelewać na papier niczego, czego nie bylibyśmy skłonni powtórzyć lub wyjaśnić przed sędzią lub ławą przysięgłych.

3.2 Konflikty interesów i przyjmowanie prezentów.
3.2.1. Unikanie konfliktu interesów.Współpracownicy powinni unikać sytuacji, które wiążą się lub mogą wiązać się z konfliktem między ich osobistymi interesami a interesami Spółki. Wyjątki od tej zasady mogą być dokonywane wyłącznie po pełnym ujawnieniu, przeglądzie i zatwierdzeniu określonych lub ogólnych kategorii przez (i) Komitet ds. zgodności (w przypadku pracowników) lub (ii) Zarząd lub jego komitet (w przypadku kadry kierowniczej lub dyrektorów). Konflikt interesów ma miejsce, jeśli działania lub interesy osobiste współpracownika mogą rzeczywiście lub z pozoru wpływać na obiektywną decyzję wymaganą do wykonywania jego obowiązków w Spółce. Podobnie jak we wszystkich innych aspektach swoich obowiązków, współpracownicy mający kontakt z organizacjami użytkowników, dostawcami, wykonawcami, konkurentami lub jakąkolwiek osobą prowadzącą lub zamierzającą prowadzić interesy ze Spółką, powinni działać w najlepszym interesie Spółki z wyłączeniem osobistych preferencji lub korzyści. Od pracownika wymaga się natychmiastowego i pełnego ujawnienia na piśmie swojemu przełożonemu potencjalnej sytuacji, która może wiązać się z konfliktem interesów. Do takich sytuacji należą np.:

  • Posiadanie przez współpracownika lub, za jego wiedzą, członka rodziny współpracownika, znaczącego udziału finansowego w jakimkolwiek przedsiębiorstwie zewnętrznym, które prowadzi lub stara się prowadzić interesy ze Spółką lub jest dla niej konkurentem (posiadanie mniej niż 1% udziałów w spółce notowanej na giełdzie nie zostanie e tym przypadku uznane za „znaczące”).
  • Pełnienie funkcji dyrektora, urzędnika, partnera, konsultanta bądź praca na stanowisku kierowniczym lub zatrudnienie w dowolnym charakterze w przedsiębiorstwie zewnętrznym, które prowadzi lub stara się prowadzić interesy ze Spółką lub jest dla niej konkurentem.
  • Występowanie jako broker, informator, pośrednik lub działanie w inny sposób na rzecz strony trzeciej w transakcjach obejmujących lub potencjalnie związanych ze Spółką lub jej interesami.
  • Udział w decyzji biznesowej Spółki, która dotyczy firmy, z którą taka osoba lub członkowie jej rodziny są powiązani osobiście, lub w decyzji Spółki, która obejmuje zatrudnienie lub nadzorowanie członka rodziny.
  • Wszelkie inne ustalenia, w tym relacje rodzinne lub inne relacje osobiste lub finansowe, które mogą zniechęcić współpracownika do działania w najlepszym interesie Spółki.

3.2.2. Przyjmowanie prezentów i płatności przez Spółkę.
Współpracownikom nie wolno oferować, dawać, zabiegać ani przyjmować nieodpowiednich prezentów, korzyści, przysług ani rozrywek od jakiejkolwiek osoby lub organizacji biznesowej, która prowadzi lub stara się prowadzić interesy ze Spółką lub jest dla niej konkurentem. W ramach tej polityki:

  • W związku z uzyskaniem korzyści biznesowej lub udzieleniem zamówienia współpracownikom nie wolno oferować ani otrzymywać wartości, które wykraczają poza zatwierdzone ustalenia dotyczące wynagrodzenia.
  • Nigdy nie jest dozwolone przyjmowanie prezentów w gotówce lub jej ekwiwalentach (np. akcjach lub innych zbywalnych papierach wartościowych) o jakiejkolwiek wartości.
  • Współpracownik w kontaktach w imieniu Spółki nie może osiągać żadnych zysków oprócz swojego wynagrodzenia od Spółki.
  • Patrz także Sekcja 3.4 „Łapówki, nielegalne prowizje, gratyfikacje i inne niewłaściwe płatności lub usługi”.

3.2.3. Korporacyjny majątek trwały.Kradzieże, niedbalstwo i marnotrawstwo mają bezpośredni wpływ na rentowność Spółki. Współpracownicy mają obowiązek chronić aktywa Spółki i zapewnić ich efektywne wykorzystanie. Spółka przyjmuje do wiadomości, że nieznaczna ilość niektórych elementów korporacyjnego majątku trwałego (takich jak artykuły jednorazowego użytku, artykuły papiernicze i inne materiały biurowe) może być wykorzystywana przez współpracowników do użytku osobistego, ale nadmierne używanie jakichkolwiek elementów majątku trwałego do celów osobistych (w tym przedmiotów jednorazowych i nieeksploatacyjnych, takich jak obiekty fizyczne i systemy informatyczne) jest zabronione. Niewłaściwe użycie lub usunięcie bez odpowiedniego zezwolenia z biur Spółki jakiejkolwiek jej własności jest zabronione. Majątek trwały Spółki obejmuje majątek materialny, własność intelektualną, taką jak patenty, znaki towarowe, informacje biznesowe i zastrzeżone, takie jak nowe produkty, informacje o wynagrodzeniach oraz wszelkie niepublikowane dane i raporty finansowe. Nieautoryzowane wykorzystanie lub rozpowszechnianie tych informacji stanowi naruszenie niniejszego Kodeksu. Niniejsza polityka dotyczy również wszelkiej własności zaprojektowanej, stworzonej, uzyskanej, zakupionej, wydzierżawionej lub skopiowanej przez Spółkę na własny użytek, w tym bez ograniczeń, plików, podręczników, podręczników użytkownika, raportów, formularzy, zasad, programów komputerowych i oprogramowania, systemów przetwarzania danych i baz danych. Więcej informacji na temat korzystania z oprogramowania oraz korzystania z telefonów, poczty elektronicznej i Internetu do celów osobistych można znaleźć w części niniejszego Kodeksu zatytułowanej „Zasady dotyczące informacji i systemów komputerowych”.

3.3 Konkurencja i uczciwe postępowanie.
Staramy się wyprzedzać naszych konkurentów w sposób sprawiedliwy i uczciwy. Przewag konkurencyjnych szukamy poprzez doskonałe wyniki, nigdy poprzez nieetyczne lub nielegalne praktyki biznesowe. Kradzież informacji zastrzeżonych, posiadanie informacji stanowiących tajemnicę handlową uzyskaną bez zgody właściciela lub nakłanianie do ich ujawnienia przez byłych lub obecnych pracowników innych firm jest zabronione. Współpracownicy powinni starać się szanować prawa klientów, dostawców, konkurentów i pracowników Spółki i postępować uczciwie. Żaden współpracownik nie powinien czerpać nieuczciwej przewagi nad kimkolwiek poprzez manipulację, ukrywanie, nadużywanie uprzywilejowanych informacji, wprowadzanie w błąd co do istotnych faktów lub jakiekolwiek inne umyślne nieuczciwe praktyki.

3.4 Przeciwdziałanie korupcji, przekupstwu i niewłaściwym płatnościom lub usługom.

Nie tolerujemy przekupstwa i korupcji. Firma Bentley przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji antykorupcyjnych i antyłapówkarskich w krajach, w których prowadzimy działalność. Naruszeniem Kodeksu jest oferowanie lub przyjmowanie łapówki, prowizji, napiwku lub innej niewłaściwej płatności lub usługi w celu osiągnięcia pożądanego wyniku biznesowego. W tym celu należy przyjąć, że wręczenie lub otrzymanie łapówki, prowizji, gratyfikacji lub innej niewłaściwej płatności lub usługi stanowi nieuczciwą praktykę i może być niezgodne z prawem. Pracownicy, którzy dowiedzą się o żądaniu lub oferowaniu łapówki, prowizji, gratyfikacji lub innej niewłaściwej płatności lub usługi, niezależnie od tego, czy są osobiście zaangażowani, czy nie, mają obowiązek zgłosić takie zdarzenie Komitetowi ds. zgodności. Współpracownicy są regularnie zobowiązani do przechodzenia szkoleń z zakresu przeciwdziałania przekupstwu i korupcji, aby lepiej zrozumieć, czym jest przekupstwo i korupcja, jak unikać działań wysokiego ryzyka oraz taktyki zapobiegania przekupstwu i korupcji. 

Współpracownikom nie wolno oferować niczego wartościowego urzędnikowi państwowemu w celu wywarcia wpływu na takiego urzędnika lub uzyskania preferencyjnego traktowania w Spółce. Wszelkie pytania dotyczące stosowania tej części Kodeksu należy niezwłocznie kierować do Dyrektora ds. prawnych.

Żaden współpracownik nie może oferować ani przyjmować łapówek, prowizji, gratyfikacji ani innych niewłaściwych płatności lub usług od przedstawicieli jakiejkolwiek firmy (na przykład między innymi dostawców lub organizacji użytkowników) w celu wywarcia wpływu na pozycjonowanie biznesowe. Zakaz ten rozciąga się na świadczenie lub otrzymywanie bezpłatnych lub odpłatnych usług, za które usługobiorca normalnie poniósłby koszt. Świadczenie lub otrzymywanie bezpłatnych usług może prowadzić do faktycznego konfliktu interesów i może wydawać się nieodpowiednie, nawet jeśli ma całkowicie niewinny charakter. Propozycje takiej łapówki, nielegalnej prowizji, gratyfikacji lub innej niewłaściwej płatności lub usługi należy niezwłocznie zgłaszać Komitetowi ds. zgodności.

W normalnym toku prowadzenia rutynowych działań biznesowych wielu współpracowników przyjmuje lub jest przyjmowanych przez organizacje użytkowników, dostawców i inne osoby spoza firmy. Rozrywka musi być rozsądna i nie może być przesadna. Nie da się ustalić sztywnej reguły definiującej „rozsądną” rozrywkę. Dobrym sposobem na zmierzenie zasadności rozrywki jest zastanowienie się, w jaki sposób w późniejszym terminie wyjaśnilibyśmy tę rozrywkę organowi regulacyjnemu lub śledczemu. Jeżeli przedmiotowa rozrywka ma taką skalę, że może być postrzegana jako czynnik wpływający na decyzję biznesową, taka rozrywka jest prawdopodobnie nierozsądna i należy jej unikać. Przykłady rozrywek, które wydają się rozsądne, to pojedyncze wydarzenie sportowe lub kolacja. Przykłady rozrywek, które wydają się nierozsądne, mogą obejmować bezpłatne przejazdy do ośrodków wypoczynkowych w celach innych niż służbowe, dostarczanie karnetów na występy profesjonalnej drużyny sportowej i tym podobne.

Jest to obszar, w którym wszyscy współpracownicy muszą zachować dużą ostrożność. Zatwierdzenie faktury przez współpracownika bez umieszczenia w odpowiednim Zleceniu zakupu dokładnego opisu usług lub towarów nabywanych przez Spółkę stanowi naruszenie Kodeksu. Współpracownicy muszą konsultować się z dyrektorem ds. prawnych za każdym razem, gdy mają pytanie wynikające z niniejszego Kodeksu dotyczące stosowności płatności lub korzyści, które zamierzają otrzymać lub które zostały im zaoferowane.

3.5 Dokładność zapisów i ujawnień.

Zasadą Spółki jest ujawnianie pełnych, uczciwych, dokładnych, terminowych i zrozumiałych informacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami we wszystkich raportach i dokumentach, które Spółka składa lub przedkłada amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd, amerykańskim agencjom stanowym oraz we wszystkich innych komunikatach publicznych przekazywanych przez Spółkę.

Uczciwość, rzetelność i dokładność we wszystkich istotnych aspektach ksiąg, rejestrów i sprawozdań finansowych Spółki mają fundamentalne znaczenie dla uzyskania i utrzymania przez nią sukcesu biznesowego. Ponadto jako firma, której akcje znajdują się w obrocie publicznym, Spółka podlega wielu przepisom ustawowym i wykonawczym, które regulują sposób prowadzenia przez nas dokumentacji biznesowej, w tym amerykańskim przepisom dotyczącym papierów wartościowych. Spółka musi rejestrować swoją działalność finansową zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i praktykami księgowymi oraz dostarczać aktualne, kompletne i dokładne informacje wszelkim agencjom rządowym. Żaden współpracownik nie może nakłaniać Spółki do zawarcia transakcji z zamiarem udokumentowania lub zarejestrowania jej w oszukańczy lub niezgodny z prawem sposób. Ponadto żadnemu współpracownikowi nie wolno tworzyć fałszywej lub sztucznej dokumentacji ani zapisu księgowego dla jakiejkolwiek transakcji zawartej przez Spółkę. Podobnie współpracownicy odpowiedzialni za księgowość i sprawozdawczość finansową mają obowiązek dokładnego rejestrowania wszystkich funduszy, aktywów i transakcji w księgach i rejestrach Spółki.

3.6 Zgodność z prawem, zasadami i regulacjami.
 Przestrzeganie prawa, zarówno jego litery, jak i ducha, jest jednym z fundamentów, na których zbudowane są standardy etyczne Spółki. Prowadząc działalność Spółki, współpracownicy muszą szanować i przestrzegać praw jurysdykcji, w których prowadzimy działalność. Chociaż nie wszyscy pracownicy muszą znać szczegóły tych przepisów, ważne jest, aby wiedzieli wystarczająco dużo o obowiązujących przepisach lokalnych, stanowych i krajowych, aby określić, kiedy należy zwrócić się o poradę do działu prawnego Spółki lub innego odpowiedniego pracownika. Jeśli prawo jest sprzeczne z jakimkolwiek elementem polityki Spółki lub niniejszym Kodeksem, należy przestrzegać prawa. Istnieją poważne konsekwencje nieprzestrzegania obowiązujących praw, zasad i przepisów, w tym zakończenie świadczenia usługi oraz potencjalne sankcje karne i cywilne.

Prosimy o zapoznanie się z naszymi Zasadami wykorzystywania informacji poufnych w celu zapoznania się z zasadami Spółki dotyczącymi niewłaściwego obrotu papierami wartościowymi.

3.7 Uchylanie się od płacenia podatków.
Spółka stosuje podejście „zero tolerancji” dla wszelkich form uchylania się od płacenia podatków. Spółka zobowiązuje się do uczciwego postępowania we wszystkich transakcjach i relacjach biznesowych oraz będzie przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących przeciwdziałania uchylaniu się od płacenia podatków. Współpracownikom i innym osobom, które świadczą usługi na rzecz Spółki lub działają w jej imieniu, nie wolno podejmować żadnych działań, które powodują, że Spółka popełnia przestępstwo uchylania się od płacenia podatków lub które ułatwiają przestępstwo uchylania się od płacenia podatków przez stronę trzecią. Uchylanie się od płacenia podatków to nie to samo, co unikanie opodatkowania lub planowanie podatkowe. Uchylanie się od płacenia podatków obejmuje celowe i nieuczciwe postępowanie. Unikanie opodatkowania nie jest nielegalne i polega na podejmowaniu działań zgodnych z prawem w celu zminimalizowania należnego podatku lub maksymalizacji ulg podatkowych. Niniejszy Kodeks nie może omówić złożoności wszystkich obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych w zakresie opodatkowania, a pytania dotyczące stosowania tej polityki należy kierować do działu prawnego.

3.7.1. Ułatwianie uchylania się od płacenia podatków. Ułatwianie uchylania się od płacenia podatków oznacza świadome zajmowanie się oszukańczym uchylaniem się od płacenia podatków przez inną osobę lub podejmowanie kroków w celu umożliwienia tego. Ułatwianie uchylania się od płacenia podatków może narazić Spółkę i zaangażowane osoby na sankcje karne.
Zabrania się współpracownikowi:

  • angażować się w jakąkolwiek formę ułatwiania uchylania się od płacenia podatków zgodnie z obowiązującym prawem dowolnego kraju;
  • pomagać, podżegać, doradzać lub nakłaniać inną osobę do popełnienia przestępstwa uchylania się od płacenia podatków;
  • nie zgłaszać niezwłocznie wszelkich próśb ani żądań ze strony osób trzecich dotyczących ułatwienia nieuczciwego uchylania się od płacenia podatków przez inną osobę;
  • angażować się w jakąkolwiek inną działalność, która może prowadzić do naruszenia tej polityki;
  • grozić lub podejmować działań odwetowych wobec innej osoby, która odmówiła popełnienia przestępstwa uchylania się od płacenia podatków lub która zgłosiła obawy w ramach tej polityki.
3.7.2. Zapobieganie uchylaniu się od płacenia podatków. Nie ma wyczerpującej listy możliwości uchylania się od płacenia podatków. Współpracownicy i inne osoby pracujące w imieniu Spółki powinni przyjąć zdroworozsądkowe podejście do wykrywania potencjalnych możliwości uchylania się od płacenia podatków. Nietypowe metody płatności lub zachowanie osób trzecich mogą wskazywać, że transakcja może nie przebiegać tak, jak się wydaje.

3.7.3. Zgłaszanie obaw. Za zapobieganie, wykrywanie i zgłaszanie uchylania się od płacenia podatków odpowiadają wszyscy współpracownicy oraz osoby świadczące usługi lub pracujące w imieniu Spółki. Jeśli współpracownik dowie się o jakimkolwiek oszukańczym uchylaniu się od płacenia podatków przez inną osobę lub zostanie poproszony o pomoc innej osobie w oszukańczym uchylaniu się od płacenia podatków, lub jeśli uważa lub podejrzewa, że miało miejsce lub może mieć miejsce oszukańcze uchylanie się od płacenia podatków, musi powiadomić Spółkę zgodnie z sekcją 2.3 tak szybko, jak to możliwe. 

3.8 Przepisy antymonopolowe.
Spółka jest zobowiązana do energicznej konkurencji na rynku. Postępowanie lub zachowanie mające na celu ograniczenie konkurencji jest niezgodne z tym zobowiązaniem i może naruszać stanowe oraz federalne przepisy antymonopolowe. Takie naruszenia mogą skutkować poważnymi konsekwencjami. Na przykład postępowanie naruszające przepisy antymonopolowe może skutkować surowymi sankcjami karnymi. Ponadto naruszenia przepisów antymonopolowych mogą skutkować kosztownymi prywatnymi procesami sądowymi i odszkodowaniami cywilnymi. Niniejszy Kodeks wymaga pełnej i całkowitej zgodności ze wszystkimi przepisami antymonopolowymi. W poniższych sekcjach przedstawiono niektóre z głównych aspektów przepisów antymonopolowych. Ten krótki przegląd nie może omówić złożoności wszystkich przepisów antymonopolowych. Współpracownicy powinni kierować wszelkie pytania dotyczące stosowania tych zasad do dyrektora ds. prawnych. 

3.8.1. Ustalanie cen.
Bez względu na to, jak jest to nieformalne, zawarcie jakiejkolwiek umowy lub porozumienia z konkurentem dotyczące ceny produktu lub usługi jest karalnym naruszeniem przepisów antymonopolowych. Zakaz ten dotyczy wszelkich umów lub porozumień mających na celu podwyższenie, obniżenie lub ustabilizowanie cen oraz wszelkich umów lub porozumień dotyczących warunków sprzedaży. Prosta wymiana między konkurentami informacji związanych z cenami, takich jak koszty, marże zysku lub struktury prowizji, może posłużyć do wywnioskowania porozumienia lub porozumienia w sprawie ustalenia cen. Współpracownikom zabrania się zawierania jakichkolwiek umów, porozumień lub dyskusji z konkurentami dotyczących cen lub warunków handlowych.

3.8.2. Umowy o podziale rynków/klientów.
Uzgadnianie przez konkurentów podziału rynków, możliwości biznesowych, terytoriów lub klientów między sobą jest karalnym naruszeniem przepisów antymonopolowych. Spółka nie może uzgodnić z konkurentem odmowy składania ofert na określone rodzaje działalności lub w inny sposób powstrzymać się od konkurowania o określone organizacje użytkowników lub klasy organizacji użytkowników. Takie umowy lub porozumienia dotyczące dzielenia rynku są kategorycznie ścigane przez prawo. Zaangażowanie w takie działania naraża Spółkę na znaczną potencjalną odpowiedzialność, a także może narazić zaangażowane osoby na poważną odpowiedzialność osobistą. Współpracownikom zabrania się zawierania jakichkolwiek umów, porozumień lub dyskusji z konkurentami typu opisanego powyżej.

3.8.3. Grupowe bojkoty/odmowy prowadzenia działalności.
Bojkoty grupowe lub uzgodniona odmowa prowadzenia działalności mogą być nielegalne. W związku z tym, chociaż Spółka ma prawo do wyboru tych firm i osób, z którymi będzie lub nie będzie prowadzić interesów, nie może uzgodnić ze swoimi konkurentami, organizacjami użytkowników lub innymi podmiotami, aby nie prowadziły interesów z inną osobą lub podmiotem. Współpracownicy nie mogą brać udziału w dyskusjach z konkurentem, organizacją użytkowników lub innym podmiotem dotyczących zmiany statusu jakichkolwiek relacji biznesowych Spółki z inną stroną. Podobnie, chociaż Spółka może odmówić prowadzenia interesów z podmiotem na podstawie złej historii relacji biznesowych, nie może doradzać innym podmiotom, aby nie zawierały transakcji z takim podmiotem, ani też Spółka nie może odmówić prowadzenia interesów z osobą fizyczną lub podmiotem na żądanie innego podmiotu.

3.8.4. Monopolizacja i siła rynkowa.
Nielegalne jest kontrolowanie przez Spółkę cen na określonym rynku lub wykluczanie innych z tego rynku z wykorzystaniem do tego wielkości i siły rynkowej. Jednak sama siła rynkowa nie jest nielegalna. Nielegalny monopol to taki, który został uzyskany lub utrzymany poprzez nadużycie władzy. Niniejszy Kodeks zabrania stosowania taktyk konkurencyjnych, które mogłyby być interpretowane jako mające na celu wykluczenie lub zniszczenie konkurencji na jakimkolwiek rynku. W związku z tym mówienie lub robienie czegokolwiek, co ma na celu wyrządzenie szkody konkurentowi, jest sprzeczne z niniejszym Kodeksem, chyba że osiąga się to poprzez lepszy produkt Spółki, marketing, pozycjonowanie, ceny, warunki i usługi. Pytania dotyczące legalności jakiejkolwiek konkretnej taktyki konkurencyjnej należy kierować do głównego prawnika.

3.8.5. Wiązanie lub wzajemność.
„Wiązanie” i „wzajemność” są swoimi lustrzanymi odbiciami. Wiązanie to odmowa sprzedaży jednego produktu lub usługi, chyba że organizacja użytkownika kupi inny produkt lub usługę. Wzajemność to odmowa kupującego zakupu produktu lub usługi, chyba że sprzedawca zgodzi się kupić od kupującego jakiś inny produkt. Takie porozumienia mogą być nielegalne, jeśli pozwalają firmie na wykorzystanie jej siły na jednym rynku w celu uzyskania nieuczciwej przewagi na innym rynku. Każda umowa wiązana lub wzajemna może budzić obawy związane z naruszeniem prawa konkurencji i musi zostać wcześniej sprawdzona przez dyrektora ds. prawnych.

3.8.6. Inne porozumienia między konkurentami.
Nie każda kooperacyjna działalność konkurentów automatycznie narusza przepisy antymonopolowe. Niektóre działania kooperacyjne mogą nasilać się lub być spójne z konkurencją. Jednak ze względu na ryzyko, że działalność kooperacyjna może być nielegalna, pracownicy muszą skonsultować się z dyrektorem ds. prawnych przed podjęciem jakichkolwiek kroków w celu uczestniczenia w porozumieniu o współpracy z konkurentami. 

3.8.7. Stowarzyszenia branżowe i zawodowe.Stowarzyszenia branżowe i grupy zawodowe zapewniają swoim członkom uzasadnione możliwości prowadzenia wartościowej działalności biznesowej, społecznej i edukacyjnej. Działania te są legalne i dozwolone na podstawie różnych ustaw antymonopolowych. Jednak spotkania stowarzyszeń branżowych z konieczności gromadzą konkurentów, a tym samym stwarzają okazje do działań, które mogą być niedozwolone. Należy unikać dyskusji dotyczących kwestii i informacji o charakterze wrażliwym i konkurencyjnym. Wszelkie wzmianki konkurentom o poziomach kosztów, strategiach marketingowych, organizacjach użytkowników, terytoriach i wszelkich innych kwestiach mających wpływ na konkurencję między Spółką a innymi podmiotami są zabronione. Jeżeli w związku ze spotkaniem stowarzyszenia branżowego lub zawodowego rozpocznie się jakakolwiek dyskusja, która dotyczy kwestii drażliwych z punktu widzenia konkurencji, obecni przedstawiciele Spółki powinni podjąć próbę natychmiastowego przerwania dyskusji. W przypadku kontynuowania dyskusji przedstawiciele Spółki muszą niezwłocznie opuścić posiedzenie. Przed wyjazdem należy dołożyć starań, aby w formalnym protokole (jeśli taki został sporządzony) walnego zgromadzenia został dokonany wpis z wyszczególnieniem powodu, dla którego przedstawiciele Spółki zdecydowali się odejść. Należy sporządzić szczegółowy pisemny raport z zaistniałego zdarzenia i przekazać go do Dyrektora ds. prawnych.

3.8.8. Umowy dotyczące poziomów wynagrodzeń lub praktyk zatrudniania.
Spółka może nie uzgadniać z innymi pracodawcami ograniczenia podwyżek wynagrodzeń. Spółka nie może również uzgodnić z innym pracodawcą, aby powstrzymywali się od zatrudniania swoich pracowników lub w jakikolwiek inny sposób nie konkurowali w zakresie zatrudniania (z wyjątkiem pewnych ograniczonych okoliczności uzasadnionych komercyjnie, takich jak stosunki podwykonawstwa). Dyskusje lub porozumienia z innymi pracodawcami (inne niż poprzez odpowiedzi na ankiety branżowe lub regionalne przeprowadzone przez uznane niezależne organizacje) dotyczące poziomów wynagrodzeń lub praktyk zatrudniania, z których można by wywnioskować porozumienia dotyczące wynagrodzeń i praktyk zatrudniania, są zabronione.

3.8.9. Zbieranie informacji o konkurencji.
Spółka jest uprawniona do zbierania informacji dotyczących praktyk konkurencyjnych jej konkurentów. Takie informacje rynkowe umożliwiają Spółce oferowanie usług i produktów na rynku, które są konkurencyjne cenowo i lepsze niż produkty konkurencji. Jednak wymiana informacji między konkurentami może wskazywać na istnienie zmowy antymonopolowej. W związku z tym żaden współpracownik nie powinien uzyskiwać informacji o konkurencji (nawet jeśli informacje te są publicznie dostępne) bezpośrednio od konkurenta (w inny sposób niż za pośrednictwem publicznie dostępnej strony internetowej i bez podstępów co do tożsamości współpracownika) w celu ograniczenia konkurencji. Podobnie żaden współpracownik nie powinien przekazywać konkurencyjnych informacji konkurentowi. Dopuszczalne jest uzyskiwanie informacji o konkurencji od osób trzecich, takich jak organizacje użytkowników. Dopuszczalne jest również uzyskiwanie informacji ze źródeł publicznych, takich jak zgłoszenia składane w agencjach stanowych i federalnych. Zawsze, gdy współpracownik uzyskuje informacje o konkurencji, należy udokumentować źródło tych informacji. 

3.9 Datki na cele polityczne.
Współpracownikom nie wolno wykorzystywać funduszy korporacyjnych do wspierania partii politycznej, komitetu, organizacji lub jakiegokolwiek kandydata w związku z kampanią, z wyjątkiem przypadków określonych poniżej w tej sekcji. Niniejsza zasada nie wyklucza (a) wnoszenia przez współpracowników osobistych datków na wybrane przez siebie kampanie, (b) działania komitetu ds. działań politycznych (takiego jak Bentley Federal Political Action Committee) zgodnie z obowiązującymi przepisami, (c) datków firmy na wspieranie lub sprzeciwianie się referendom publicznym lub podobnym kwestiom dotyczącym głosowania tam, gdzie jest to zgodne z prawem, lub (d) wykorzystywania funduszy korporacyjnych na cele polityczne, tam, gdzie jest to zgodne z prawem, po przeglądzie i zatwierdzeniu przez dyrektora ds. prawnych. Pytania dotyczące datków na kampanię należy kierować do działu prawnego. 

3.10 Pranie brudnych pieniędzy i przeciwdziałanie terroryzmowi. Spółka zobowiązuje się do pełnego przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi w krajach, w których prowadzimy działalność. Pranie pieniędzy to ogólnie proces ukrywania charakteru i pochodzenia środków finansowych związanych z działalnością przestępczą, taką jak terroryzm, handel ludźmi lub przekupstwo. Spółka prowadzi interesy wyłącznie z renomowanymi klientami i partnerami zaangażowanymi w legalną działalność biznesową, wykorzystując środki pochodzące z legalnych źródeł. Zaangażowanie w pranie brudnych pieniędzy może narazić Spółkę i osoby fizyczne na surowe sankcje, w tym postępowanie karne. Współpracownikom nie wolno świadomie angażować się w transakcje ułatwiające pranie brudnych pieniędzy lub skutkujące niezgodnym z prawem przekierowaniem funduszy. Od współpracowników wymaga się przestrzegania wszystkich zasad, standardów i innych procedur Spółki mających na celu wykrywanie i powstrzymywanie podejrzanych form płatności, klientów lub transakcji, które mogą wiązać się z praniem brudnych pieniędzy, w tym wypełnianie obowiązków w zakresie księgowości, prowadzenia dokumentacji, sprawozdawczości finansowej i należytej staranności odpowiednio. Zgodność z przepisami i regulacjami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi wymaga od pracowników wyczulenia na podejrzane lub nietypowe działania, które mogą wystąpić w trakcie prowadzenia działalności. Pytania dotyczące stosowania tej zasady należy kierować do Dyrektora ds. prawnych. Jeśli współpracownik podejrzewa, że doszło lub może dojść do prania pieniędzy, musi jak najszybciej powiadomić Spółkę zgodnie z sekcją 2.3. 

3.11 Sankcje gospodarcze i kontrola eksportu. Zasadą Spółki jest pełne przestrzeganie sankcji ekonomicznych oraz praw i przepisów eksportowych rządu Stanów Zjednoczonych oraz wszelkich innych obowiązujących jurysdykcji lub krajów. Obowiązujące sankcje i kontrole eksportu mogą ograniczać licencje na produkty Spółki oraz dostarczanie informacji technicznych na ich temat, a także usługi konserwacji i wsparcia (w tym instalację, szkolenie, dostosowywanie, naprawę oraz dostarczanie aktualizacji i uaktualnień) dla tych produktów do określonych krajów, firm, organizacji i osób lub stron zaangażowanych w zabronione zastosowania końcowe. Sankcje gospodarcze mogą zakazać Spółce prowadzenia interesów z określonymi wyznaczonymi krajami i terytoriami, organizacjami i osobami. Kontrole eksportowe zasadniczo dotyczą transgranicznego ustnego, pisemnego, elektronicznego lub wizualnego ujawniania, wysyłki, transferu lub transmisji technologii (informacji, danych technicznych lub pomocy) lub oprogramowania. Ujawnianie amerykańskiej technologii lub kodu źródłowego osobom spoza USA może również podlegać sankcjom i kontroli eksportu, nawet jeśli ujawnienie ma miejsce w Stanach Zjednoczonych. Nieprzestrzeganie sankcji ekonomicznych oraz praw i przepisów dotyczących kontroli eksportu może skutkować karami cywilnymi i wysokimi grzywnami, a także zarzutami karnymi skierowanymi przeciwko Spółce i innym współpracownikom. Wszyscy współpracownicy muszą rozumieć i przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących sankcji i kontroli eksportu, a także powiązanych zasad, wytycznych i procedur Spółki, które mają zastosowanie do danego obszaru odpowiedzialności. Wszelkie pytania należy kierować do osób kontaktowych określonych w obowiązujących wytycznych Spółki lub do dyrektora ds. prawnych. 

3.11 Zasady i procedury w miejscu pracy. Współpracownicy są odpowiedzialni za zrozumienie i przestrzeganie Zasad Spółki dotyczących miejsca pracy, określonych na stronie internetowej Spółki dotyczącej zasobów ludzkich. Wszelkie potencjalne naruszenia Zasad w miejscu pracy należy zgłaszać przełożonemu współpracownika. 

3.12 Używanie fałszywej tożsamości na targach i wydarzeniach online. Współpracownikom zabrania się używania zwodniczej nazwy lub tożsamości w celu wzięcia udziału w targach lub wydarzeniach online. Na przykład współpracownikom nie wolno wchodzić na targi lub wydarzenia online, używając nazwiska innej osoby lub oświadczając, że pracuje ona dla firmy innej niż Bentley Systems lub jej podmioty stowarzyszone. Ta sekcja nie zabrania jednak współpracownikom udziału w wydarzeniach online anonimowo przy użyciu nieopisowego identyfikatora użytkownika, takiego jak osobisty adres e-mail. 

Poufność

4.1 Informacje poufne firmy.
Biorąc udział w pracach Spółki, współpracownicy mogą uzyskiwać lub mieć dostęp do informacji niepublicznych, które w przypadku ich ujawnienia mogą być przydatne dla konkurencji lub szkodliwe dla Spółki lub innego źródła takich informacji. Takie informacje mogły być lub mogą być przekazane w formie pisemnej lub elektronicznej bądź ustnie. Wszystkie takie informacje, niezależnie od źródła ich uzyskania i niezależnie od związku Spółki z tymi informacjami, są określane w niniejszym dokumencie jako „informacje poufne”. Spółka jest zdecydowanie zaangażowana w ochronę informacji poufnych, niezależnie od tego, czy zostały one wygenerowane w Spółce, czy też uzyskane z innego źródła. Spółka jest również mocno zaangażowana w unikanie niewłaściwego wykorzystania lub pozorów niewłaściwego wykorzystania takich informacji, czy to w związku z obrotem papierami wartościowymi, czy w inny sposób. Współpracownicy muszą zachować poufność informacji poufnych, z wyjątkiem sytuacji, gdy ujawnienie jest wyraźnie dozwolone przez Spółkę lub wymagane przez prawo. Informacje niepubliczne lub inne informacje, które zostały ujawnione z naruszeniem obowiązku zachowania poufności, dotyczące działalności i wyników działalności Spółki (przeszłej, obecnej i przyszłej), jej współpracowników, organizacji biznesowych lub użytkowników lub wszelkie informacje wskazane przez Spółkę jako „poufne” nie mogą być ujawniane ani wykorzystywane przez żadnego współpracownika, z wyjątkiem przypadków wyraźnie dozwolonych przez Spółkę. Informacje dotyczące konkurencyjnych planów Spółki, w tym między innymi produkty będące w fazie rozwoju, plany marketingowe lub promocje, listy organizacji użytkowników oraz wszelkie inne informacje związane z planami marketingowymi Spółki lub związane z technologią informacyjną Spółki, w tym między innymi dane techniczne i oprogramowanie komputerowe, mają być traktowane jako poufne. Żadnych takich informacji nie należy ujawniać żadnej osobie spoza Spółki, z wyjątkiem przypadków wyraźnie dozwolonych przez Spółkę. Wszyscy współpracownicy są zobowiązani do podjęcia odpowiednich środków ostrożności w celu ochrony poufnych i zastrzeżonych informacji Spółki, które znajdują się pod ich kontrolą.

4.2 Informacje poufne osób trzecich.
Współpracownicy mogą, w związku z ich wcześniejszym zatrudnieniem w innej firmie lub w inny sposób, posiadać poufne lub zastrzeżone informacje, które należą do osób trzecich i które nie zostały ujawnione Spółce. Takie informacje poufne stron trzecich nie powinny być wykorzystywane w związku z jakąkolwiek pracą na rzecz Spółki ani ujawniane innym współpracownikom. 

4.3 Komunikacja medialna.
Tylko ci współpracownicy, którzy zostali wyraźnie upoważnieni przez Dyrektora ds. komunikacji, członka kadry kierowniczej lub wyznaczonego przez nią pracownika ds. marketingu korporacyjnego, mogą wypowiadać się lub pisać do mediów lub opinii publicznej w imieniu Spółki. Wszelkie takie komunikaty należy również rozpatrywać w świetle odpowiedniej sekcji naszej Polityki FD dotyczącej komunikacji korporacyjnej i przepisów. W komunikacji internetowej przy użyciu systemów firmowych współpracownicy muszą zawsze przestrzegać wszystkich zasad Spółki i powstrzymywać się od wyrażania osobistych opinii lub nieautoryzowanych dyskusji politycznych, religijnych lub innych. Współpracownicy muszą również powstrzymać się od nieautoryzowanego poparcia lub pozorów poparcia jakiegokolwiek komercyjnego produktu lub usługi niezwiązanej ze Spółką. Wymogi te mają zastosowanie nawet wtedy, gdy współpracownik uważa, że nie został zidentyfikowany jako współpracownik lub agent. Bez upoważnienia kierownictwa współpracownikom nie wolno używać 
systemów komputerowych Spółki do omawiania spraw związanych ze Spółką na czatach lub grupach dyskusyjnych (innych niż te utrzymywane przez Spółkę), nawet jeśli współpracownik nie jest w tym czasie zidentyfikowany jako przedstawiciel lub pracownik Spółki. 

Postępowanie w miejscu pracy.


5.1 Niedyskryminacja, wolność zrzeszania się i równe szanse zatrudnienia.

Spółka uznaje wolność, prawa i godność, do których ma prawo każdy współpracownik i osoba ubiegająca się o zatrudnienie. Spółka zobowiązuje się do zapewniania równych szans zatrudnienia i środowiska pracy wolnego od dyskryminacji wszystkim swoim współpracownikom i kandydatom. Spółka wspiera wolność zrzeszania się i prawa pracowników do zgodnego z prawem i pokojowego zrzeszania się, organizowania i zawierania umów zbiorowych. Zachęcamy każdego współpracownika do zapoznania się z Podręcznikiem pracownika, w którym znajduje się pełne oświadczenie obowiązującej w Spółce Polityki braku dyskryminacji i równych szans zatrudnienia. Spółka zobowiązuje się do równych szans w zatrudnieniu. Spółka promuje miejsce pracy, w którym zapewnione są równe szanse zatrudnienia bez względu na wiek, rasę, kolor skóry, płeć, religię, narodowość, orientację seksualną, niepełnosprawność, status weterana lub jakikolwiek inny status prawnie chroniony. Oczekujemy, że wszyscy współpracownicy będą wspierać nasze zaangażowanie na rzecz równych szans zatrudnienia dla wszystkich. 

5.2 Uczciwe praktyki pracy i prawa człowieka. 
Jako organizacja z globalną siłą roboczą, której działalność jest odczuwalna na całym świecie, Spółka jest zaangażowana w przestrzeganie praw człowieka ogłoszonych na arenie międzynarodowej. W ramach tego zobowiązania Spółka wspiera osiem konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) w sprawie podstawowych zasad i praw w pracy. Te podstawowe konwencje stoją na straży praw pracowników do organizowania się i rokowań zbiorowych; eliminacji pracy przymusowej; zakazu pracy dzieci; i ochrony pracowników przed dyskryminacją. Spółka promuje i chroni uczciwe praktyki pracownicze, w tym zapewnianie lub przekraczanie płacy minimalnej wszędzie tam, gdzie prowadzimy działalność.

5.3 Nękanie.
Spółka zobowiązuje się do utrzymywania środowiska pracy wolnego od wszelkich form nękania pracowników ze względu na płeć, rasę, kolor skóry, religię, narodowość, wiek, niepełnosprawność, stan cywilny, orientację seksualną, status weterana lub jakąkolwiek inną niezgodną z prawem podstawę. Spółka nie będzie tolerować seksualnych zalotów, działań, insynuacji lub komentarzy, obelg lub żartów na tle rasowym lub religijnym ani żadnych innych komentarzy lub zachowań, które tworzą, zachęcają lub pozwalają na obraźliwe lub zastraszające środowisko pracy, celowo lub nieumyślnie. Zachęcamy każdego współpracownika do zapoznania się z Podręcznikiem dla pracowników w celu uzyskania pełnego zestawienia obowiązującej w Spółce polityki dotyczącej molestowania.

5.4 Szacunek w miejscu pracy.
Spółka zobowiązuje się do tworzenia miejsca pracy, w którym współpracownicy są traktowani z godnością, szacunkiem i profesjonalizmem. Niewłaściwe zachowanie naruszające niniejszą politykę obejmuje zachowanie skierowane przeciwko pojedynczemu współpracownikowi lub grupie współpracowników, które podważa prawo pracowników do godności w pracy i środowiska, w którym mogą dać z siebie wszystko. Takie niewłaściwe zachowanie, często nazywane zastraszaniem, może obejmować osobiste zniewagi, obraźliwy język, nieuzasadnioną lub ciągłą krytykę, ostrą krytykę publiczną, wyznaczanie niemożliwych celów lub inne zachowanie, które celowo poniża, podważa, upokarza, izoluje lub zastrasza. Należy pamiętać, że rutynowa dyscyplina, poprawianie lub krytyka ze strony kierownika generalnie nie są uważane za naruszenie tego przepisu. Szkolenia dotyczące szacunku w miejscu pracy, w tym kursy dotyczące rozpoznawania i zgłaszania mobbingu i nadużyć, były wymagane od wszystkich współpracowników.

5.5 Utrzymanie zdrowia i bezpieczeństwa.
Spółka zobowiązuje się do utrzymania zdrowego, bezpiecznego i produktywnego miejsca pracy. Włączamy solidne praktyki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy do naszych operacji i działalności oraz przestrzegamy obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa w miejscu pracy. Współpracownicy muszą przestrzegać wszelkich zasad bezpieczeństwa i niezwłocznie zgłaszać niebezpieczne sytuacje.

5.6 Przemoc.
Spółka zobowiązuje się do zapewniania współpracownikom bezpiecznego miejsca pracy, wolnego od przemocy i zastraszania. Wszelkiego rodzaju agresywne zachowania, w tym groźby językowe lub inne akty agresji lub przemocy wobec współpracownika, klienta, gościa lub kogokolwiek innego na terenie Spółki lub w jej działalności są surowo zabronione. Groźby przemocy obejmują rzucanie przedmiotami, groźne gesty, niszczenie mienia, prześladowanie lub przemoc słowną lub fizyczną. Posiadanie jakiejkolwiek broni lub materiałów niebezpiecznych na terenie Spółki jest surowo zabronione. Współpracownicy, którzy są świadkami lub ofiarami brutalnego zachowania lub groźby użycia przemocy, muszą niezwłocznie zgłosić tę informację swojemu bezpośredniemu przełożonemu i/lub działowi kadr. Współpracowników, którzy są świadomi potencjalnego ryzyka przemocy w Spółce ze strony osoby niezwiązanej ze Spółką (takiej jak były małżonek, partner, chłopak lub dziewczyna), zachęca się do zgłaszania tych informacji swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub działowi kadr. Każdy współpracownik, który otrzymał nakaz ochrony lub zakaz zbliżania się, który wymienia lokalizacje Spółki jako obszary chronione, musi dostarczyć kopię tego nakazu dyrektorowi działu kadr, dyrektorowi ds. prawnych lub Komitetowi ds. zgodności.

5.7 Nadużywanie substancji.
Spółka jest zaangażowana w zapewnianie bezpiecznego miejsca pracy i ustanawianie zasad, które promują i zachęcają do wysokich standardów bezpieczeństwa i higieny pracy wśród pracowników. Utrzymanie bezpiecznego, zdrowego środowiska pracy jest niemożliwe, jeśli współpracownik pozwala, aby spożywanie alkoholu lub narkotyków zakłócało wykonywanie jego pracy. Współpracowników zachęca się do zapoznania się z Podręcznikiem pracownika w celu uzyskania pełnego zestawienia obowiązującej w Spółce polityki dotyczącej nadużywania substancji odurzających.

Prywatność i dane osobowe.

Firma zobowiązuje się do ochrony i odpowiedzialnego wykorzystywania danych osobowych współpracowników, klientów i innych stron trzecich. Przestrzegamy lokalnych przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych, które dotyczą danych osobowych. Podczas gromadzenia i przetwarzania danych osobowych zapewniamy jasne i dokładne informacje o ochronie prywatności. Współpracownicy są zobowiązani do przestrzegania wszystkich zasad, procesów i standardów Spółki, gdy są zaangażowani w gromadzenie, wykorzystywanie, przekazywanie, przechowywanie lub usuwanie danych osobowych.

Spółka stara się przestrzegać następujących Zasad prywatności:

  • Dane osobowe muszą być gromadzone i przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście;
  • Dane osobowe powinny być gromadzone i przetwarzane oraz wykorzystywane wyłącznie w celu, w jakim zostały zebrane, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej;
  • Dane osobowe należy udostępniać wyłącznie w ograniczony i zatwierdzony sposób;
  • Respektujemy prawo do dostępu, uzupełniania, poprawiania i usuwania danych, gdy jest to wymagane przez prawo; oraz
  • Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za przestrzeganie tych zasad prywatności podczas przetwarzania danych osobowych w ramach naszych obowiązków służbowych w imieniu Spółki. 

Zasady dotyczące informacji i systemów komputerowych.
Na potrzeby tej sekcji pod pojęciem „Systemów” rozumie się między innymi:

  • Dostęp i korzystanie z poczty elektronicznej (e-mail);
  • Adresy e-mail;
  • Dostęp do poczty głosowej i korzystanie z niej;
  • Dostęp do Internetu i korzystanie z niego, w tym World Wide Web i strony dostępne za pomocą przeglądarek;
  • Serwery aplikacji i plików;
  • Sieci komputerowe;
  • Usługi wiadomości błyskawicznych i współpracy;
  • Stacje robocze współpracowników;
  • Komputery stacjonarne, laptopy lub notebooki, palmtopy, organizery danych osobowych lub komputery osobiste, niezależnie od tego, gdzie są używane;
  • Nośniki elektroniczne, w tym między innymi dyskietki, dyski kompaktowe („CD”), cyfrowe dyski wideo („DVD”) lub taśmy magnetyczne;
  • Modemy, drukarki i inny sprzęt peryferyjny;
  • Pliki elektroniczne;
  • Aplikacje programowe;
  • Telefony, systemy telefoniczne i numery telefonów;
  • Oprogramowanie będące własnością lub licencjonowane przez Spółkę;
  • Pliki, rekordy, dane, komunikaty i informacje dotyczące Systemu lub jego komponentów;
  • Wszystkie inne elementy wyposażenia i sieci komputerowych Spółki; oraz
  • Obiekty fizyczne, w których znajdują się systemy Spółki.

7.2 Własność systemów.
Wszystkie elementy Systemów Spółki są własnością, są dzierżawione lub licencjonowane przez Spółkę. Wszystkie Systemy, w tym sprzęt i oprogramowanie, są własnością Spółki. Rekordy, pliki, dane, wiadomości, informacje i komunikaty elektroniczne zawarte w tych Systemach są również własnością Spółki. Żaden współpracownik nie ma żadnych udziałów ani praw własności, w jakimkolwiek stopniu, do jakichkolwiek Systemów Spółki ani do jakichkolwiek rekordów, plików, danych, wiadomości, własności intelektualnej lub informacji zawartych w Systemach. Wszelkie Systemy stworzone przez współpracowników podczas wykonywania ich obowiązków jako współpracowników są własnością Spółki.

7.3 Korzystanie z systemów firmowych.
7.3.1. Systemy służą do wykonywania obowiązków służbowych. Systemy Spółki są udostępniane współpracownikom na koszt Spółki, aby pomóc współpracownikom w prowadzeniu działalności Spółki. Systemy Spółki umożliwiają współpracownikom wykonywanie pracy, współdzielenie plików i komunikację wewnętrzną oraz z wybranymi osobami i firmami zewnętrznymi, które Spółka, według własnego uznania, zdecyduje, że powinny być dostępne do komunikacji lub połączone z Systemem. Dostęp do Systemów Spółki i/lub korzystanie z Systemów Spółki jest dozwolone wyłącznie w celach biznesowych związanych ze Spółką, z wyjątkiem okazjonalnego użytku osobistego, o ile nie koliduje to z użytkowaniem lub działalnością Spółki ani jej nie szkodzi. Wykorzystywanie Systemów Spółki (w tym jej sieci lub dostępu do Internetu) do prowadzenia działalności komercyjnej na rzecz własnego współpracownika lub na rzecz podmiotu innego niż Spółka jest wyraźnie zabronione. 

7.3.2. Działania zabronione
Zabrania się współpracownikowi:

  • używać jakiegokolwiek Systemu Spółki w celu naruszania jakiejkolwiek zasady Spółki lub jakiegokolwiek obowiązującego prawa lub regulacji;

  • uszkadzać ani wyłączać jakiegokolwiek Systemu Spółki lub komponentu Systemu;
  • używać jakiegokolwiek Systemu Spółki do prowadzenia działalności komercyjnej niezwiązanej ze Spółką;
  • bez odpowiedniego upoważnienia usuwać lub niszczyć rekordy, pliki, dane, informacje, wiadomości lub komunikaty w Systemach Spółki, z wyjątkiem przypadków zgodnych z zasadami Spółki dotyczącymi przechowywania dokumentacji;
  • bez odpowiedniej autoryzacji uzyskiwać dostępu, przeglądać lub używać bądź próbować uzyskiwać dostępu do jakichkolwiek rekordów, plików, danych lub innych informacji w systemach Spółki;
  • uzyskiwać dostępu, próbować uzyskiwać dostępu, używać i rozpowszechniać hasła lub używać i rozpowszechniać poświadczenia bezpieczeństwa innego współpracownika lub nieprzydzielonych współpracownikowi, z wyjątkiem polecenia Działu Wsparcia Informatycznego („Dział ITS”), w którym to przypadku właściciel hasła jest odpowiedzialny zmienić go natychmiast po tym;
  • naruszać lub próbować naruszać środki bezpieczeństwa Systemu; lub
  • naruszać prawa autorskie właściciela informacji chronionych prawem autorskim (np. programy do udostępniania muzyki).

Zabrania się również współpracownikom uzyskiwania dostępu do jakiegokolwiek Systemu Spółki (w tym między innymi systemów poczty elektronicznej lub poczty głosowej) lub korzystania z niego w celu celowego tworzenia, odwoływania się, wysyłania, przesyłania, rozpowszechniania, drukowania, publikowania, przechowywania lub pobierania jakichkolwiek rekordów, plików, danych, informacji, wiadomości lub komunikatów, co w jakikolwiek sposób:

  • narusza zasady Spółki;
  • wiąże się z nękaniem, grożeniem lub znęcaniem się nad inną osobą lub podmiotem;
  • zawiera materiały niezgodne z prawem, szkodliwe, zniesławiające, obraźliwe, dyskryminujące, wulgarne, obsceniczne, nienawistne, pornograficzne lub w inny sposób budzące zastrzeżenia albo się do nich odwołuje;
  • mogłoby zachęcać do zachowania, które można by uznać za przestępstwo, lub je stanowić czy też w inny sposób naruszałoby jakiekolwiek prawo, obowiązek lub regulację mającą moc prawną;
  • reklamuje lub promuje towary lub usługi nienależące do Spółki (inne niż niematerialne przedmioty osobiste);
  • zawiera nieautoryzowane dane osobowe z naruszeniem obowiązujących zasad ochrony prywatności;
  • jest wynikiem podszywania się, w tym pod kogoś innego niż współpracownik;
  • umożliwia nieupoważnionym osobom lub stronom dostęp do poufnych lub zastrzeżonych informacji Spółki;
  • narusza patenty, prawa autorskie lub prawa do znaków towarowych innych podmiotów;
  • wykorzystuje lub ujawnia poufne lub zastrzeżone informacje innych stron, do ujawnienia których współpracownik nie jest upoważniony;
  • zawiera wszelkiego rodzaju łańcuszki; lub
  • oczernia lub ma na celu oczernianie Spółki lub jej akcjonariuszy, dyrektorów, współpracowników, agentów, firm, produktów lub organizacji użytkowników.

7.4.1. Dostęp firmy do systemów i monitorowanie systemów. Dostęp i monitorowanie firmy. Istnieje wiele powodów, dla których Spółka może potrzebować dostępu do Systemów Spółki i/lub ich monitorowania, w tym między innymi poczty e-mail współpracowników, poczty głosowej, dostępu do Internetu lub transmisji, plików komputerowych, sieci lub innej własności lub Systemów Spółki. Niektóre z tych powodów obejmują potrzebę dalszego prowadzenia bieżącej działalności, dostępu do informacji lub danych, gdy współpracownik jest niedostępny; odpowiadanie na prośby zewnętrznych audytorów; odpowiadanie na gromadzenie informacji dotyczących sporów lub postępowań sądowych Spółki; utrzymanie kontroli jakości; prowadzenie działalności szkoleniowej; monitorowanie wykonania zadania lub pracy bądź badania postępowania współpracownika. Spółka zastrzega sobie prawo, z dowolnego z wyżej wymienionych powodów lub bez powodu i bez powiadomienia, do uzyskiwania dostępu do Systemów Spółki lub monitorowania korzystania z nich, lub komunikacji przez współpracowników, lub ich monitorowania. Systemy Spółki, ich zawartość i korzystanie z Systemu podlegają kontroli, badaniu i/lub monitorowaniu przez upoważnionych przedstawicieli Spółki w dowolnym momencie, bez powiadamiania współpracowników.

Ponadto Spółka zastrzega sobie prawo, bez powiadamiania współpracowników, do uzyskiwania dostępu, przeglądania, kopiowania, modyfikowania lub usuwania wszelkich informacji przesyłanych lub przechowywanych w jej systemach lub sieci, w tym komunikacji e-mailowej, komunikacji poczty głosowej oraz przetwarzania tekstu i plików danych. Spółka zastrzega sobie ponadto prawo do ujawnienia takich informacji dowolnej stronie (wewnątrz lub poza Spółką), którą Spółka, według własnego uznania, uzna za odpowiednią.

Wszelkie pliki, dane, informacje lub wiadomości zawierające dane osobowe współpracownika w wyniku sporadycznego korzystania przez niego z komputera, telefonu lub innego elementu Systemu do celów osobistych, w tym przesyłania osobistej poczty elektronicznej lub głosowej, nie będą traktowane inaczej niż inne pliki. W związku z tym współpracownicy nie są uprawnieni i nie powinni oczekiwać prywatności ani własności przy korzystaniu z Systemów, sieci, poczty elektronicznej, poczty głosowej lub innych Systemów ani przy transmisji, odbiorze lub przechowywaniu informacji w nich zawartych.

Współpracownicy nie powinni używać Systemów Spółki, w tym między innymi poczty głosowej lub poczty elektronicznej, do wysyłania, odbierania lub przechowywania jakichkolwiek danych osobowych, które chcą zachować w tajemnicy. Współpracownicy powinni mieć świadomość, że System i komponenty Systemu mogą automatycznie zapisywać i przechowywać informacje dotyczące korzystania z Systemów Spółki przez współpracowników.

7.4.2. Usuwanie rekordów lub plików. Współpracownicy powinni mieć świadomość, że sprzęt, oprogramowanie i programy Systemu rejestrują różnorodne informacje i dane, i że nawet jeśli współpracownik usunie lub wykasuje rekord, plik lub komunikację elektroniczną, w całości lub w części, takie usunięte materiały nadal mogą być odzyskane w późniejszym czasie. Współpracownicy powinni traktować sprzęt komputerowy i sieć Spółki jako wspólny system plików, w ramach którego pliki wysłane, odebrane lub przechowywane w dowolnym miejscu w systemie będą dostępne do przeglądania i wykorzystania przez każdego upoważnionego przedstawiciela Spółki. To samo dotyczy rekordów, akt i komunikatów elektronicznych wysyłanych poza biuro do osób trzecich. Co więcej odbiorca lub recenzent plików często jest w stanie odzyskać „ukryte” informacje i przynajmniej część materiałów „usuniętych” przez twórcę lub nadawcę pliku. 

7.5 Bezpieczeństwo i hasła.
7.5.1. Bezpieczeństwo systemu.
Bezpieczeństwo Systemów jest kluczowym priorytetem Spółki. Współpracownikom zabrania się łamania lub podejmowania prób łamania środków bezpieczeństwa Systemu. Jeśli współpracownik uważa, że wykrył problem z bezpieczeństwem któregokolwiek z Systemów, powinien natychmiast powiadomić o tym swojego bezpośredniego przełożonego, dyrektora ds. bezpieczeństwa informacji oraz starszego dyrektora ds. bezpieczeństwa produktów. Współpracownik nie powinien pokazywać problemów związanych z bezpieczeństwem innym współpracownikom lub stronom trzecim ani ich o tym informować, z wyjątkiem autoryzowanych przypadków, w których eksperci ds. bezpieczeństwa i członkowie zespołu ds. bezpieczeństwa aplikacji identyfikują problemy lub odtwarzają problemy zgłoszone przez etycznych hakerów w celu rozwiązania problemu. 

7.5.2. Hasła. Współpracownikom zabrania się używania innego hasła niż ich własne, z wyjątkiem przypadków, gdy system jest używany do testowania, a protokół testowania wymaga użycia innej nazwy użytkownika i hasła. Współpracownicy muszą chronić przed nieautoryzowanym dostępem do plików, nad którymi pracują (jednak indywidualne hasła nie uniemożliwiają dostępu do tych plików upoważnionym przedstawicielom Spółki).

Współpracownikom nie wolno ujawniać haseł osobistych ani systemowych nikomu poza przedstawicielami Spółki, którzy zostali specjalnie upoważnieni do ich otrzymania. Współpracownicy powinni dołożyć wszelkich starań, aby ich hasła były bezpieczne. Jeśli współpracownik ma powody sądzić, że ktoś inny zna jego hasło, powinien je natychmiast zmienić. Jeżeli współpracownik ma powody sądzić, że ktoś inny zna hasło współpracownika lub innej osoby, powinien skontaktować się z działem ITS. Współpracownicy ponoszą odpowiedzialność za wszelkie informacje przesyłane przez sieć pod ich hasłem. Na serwerach istnieją dzienniki systemowe, które identyfikują, który współpracownik loguje się do którego komputera.

Zabrania się współpracownikom posługiwania się cudzym hasłem bez wyraźnej pisemnej zgody działu ITS oraz podejmowania prób logowania się do sieci jako administrator systemu, z wyjątkiem systemów wykorzystywanych do testowania, gdy protokół testowania wymaga takiego działania. 

7.6 Informacje poufne i zastrzeżone. 
O ile nie zostaną podjęte specjalne środki ostrożności, o tyle komunikacja i wiadomości w Internecie, systemach poczty elektronicznej i poczty głosowej stwarzają ryzyko przechwycenia lub przekazania informacji do nieupoważnionych odbiorców.

7.6.1. Internet. Współpracownicy muszą zakładać, że Internet i podobne usługi nie są bezpieczne — to znaczy, jeśli nie są używane specjalne programy szyfrujące, wiadomości mogą nie być prywatne i mogą uzyskać do nich dostęp osoby nieupoważnione. Dział ITS może pomóc, jeśli wymagane jest szyfrowanie. Wszyscy pracownicy muszą skonsultować się ze swoim przełożonym przed wysłaniem lub przesłaniem niezaszyfrowanych poufnych lub zastrzeżonych informacji firmy przez Internet.

7.6.2. Poczta elektroniczna, poczta głosowa i telefony komórkowe. Większość wiadomości e-mail jest przesyłana przez Internet. Ponadto większość systemów poczty głosowej jest podatna na przechwytywanie. Dział ITS może pomóc, jeśli wymagane jest szyfrowanie. Wszyscy pracownicy muszą skonsultować się ze swoim przełożonym przed skorzystaniem z poczty głosowej lub poczty elektronicznej w celu wysłania lub przesłania niezaszyfrowanych poufnych lub zastrzeżonych informacji firmy. Ponadto należy zdawać sobie sprawę, że systemy poczty głosowej i elektronicznej ułatwiają komuś odebranie wiadomości lub innej informacji i zachowanie, skopiowanie lub rozpowszechnienie tej wiadomości wśród wielu stron, w niektórych przypadkach w sposób znacznie wykraczający poza to, co zamierzał nadawca wiadomości. W związku z tym współpracownicy powinni uważnie sprawdzać wszelkie wiadomości e-mail lub wiadomości głosowe pod kątem treści przed ich przesłaniem. Ponadto współpracownicy powinni zachować ostrożność podczas adresowania wiadomości e-mail lub poczty głosowej, aby upewnić się, że wiadomości nie zostaną przypadkowo przesłane do nieautoryzowanego użytkownika. W szczególności współpracownicy powinni zachować ostrożność podczas korzystania z list dystrybucyjnych, aby upewnić się, że wszyscy adresaci są odpowiednimi odbiorcami informacji. Osoby korzystające z list są odpowiedzialne za zapewnienie aktualności list i ponoszą odpowiedzialność za skutki ich nieaktualności. Spółka generalnie odradza korzystanie z list dystrybucyjnych przez współpracowników. Podczas omawiania spraw Spółki przez telefon komórkowy w miejscu publicznym współpracownicy powinni podjąć rozsądne środki ostrożności, aby zapewnić prywatność takiej rozmowy.

7.6.3. Inne zabezpieczenia dotyczące informacji poufnych lub zastrzeżonych. Informacje poufne lub zastrzeżone nigdy nie powinny być przesyłane ani przekazywane osobom lub firmom zewnętrznym, które nie są upoważnione do otrzymywania tych informacji, ani innym osobom w Spółce, które nie muszą znać tych informacji. Informacje poufne lub zastrzeżone nie powinny być wyświetlane na ekranie komputera, gdy komputer jest pozostawiony bez nadzoru. Współpracownicy nie powinni pozostawiać przenośnych nośników elektronicznych ani taśm z kopiami zapasowymi, które zawierają informacje poufne lub zastrzeżone, dostępnych dla osób trzecich. Nośniki te należy przechowywać w zamkniętych szufladach lub szafkach na akta. Jeśli współpracownicy przekazują jakiekolwiek informacje stronom trzecim za pomocą przenośnych nośników elektronicznych, powinni upewnić się, że przedmiot (dyskietka, płyta CD itp.) nie był wcześniej używany. W przeciwnym razie może zawierać poufne informacje, których współpracownik nie zamierzał przekazać. Informacje te można odzyskać nawet po podjęciu próby ich „usunięcia”. Współpracownicy powinni mieć świadomość, że wiele plików elektronicznych zawiera „ukryte” dane, takie jak adnotacje autora, informacje dotyczące tworzenia i edycji dokumentu oraz ostatnie zmiany w dokumencie. Skonsultuj się z działem ITS przed rozpowszechnieniem jakichkolwiek plików elektronicznych, jeśli obawiasz się rozpowszechniania takich danych.

7.7 Oprogramowanie, prawa autorskie i ograniczenia użytkowania. 
Spółka udziela licencji na oprogramowanie komputerowe innych firm. Spółka może zostać pozbawiona możliwości kopiowania lub rozpowszechniania takiego oprogramowania, instalowania go na niektórych komputerach lub ujawniania go osobom trzecim. Zabrania się współpracownikom podejmowania jakichkolwiek działań z naruszeniem obowiązujących umów licencyjnych.

Korzystanie z Systemów Spółki w celu nielegalnego kopiowania i/lub przesyłania oprogramowania, dokumentów lub innych informacji chronionych prawem autorskim jest zabronione przez prawo federalne Stanów Zjednoczonych. Korzystanie z Systemów Spółki w tym celu może narazić współpracowników i Spółkę na sankcje cywilne i karne.

Współpracownicy muszą być świadomi niebezpieczeństwa związanego z uruchamianiem oprogramowania, które jest pobierane z Internetu lub którego autorstwo jest nieznane. Przykłady obejmują programy, które witryna internetowa oferuje do zainstalowania lub które są dołączone do wiadomości e-mail. Takie programy często zawierają wirusy lub „oprogramowanie szpiegujące” i nie należy ich instalować ani uruchamiać w żadnym systemie firmowym. Istnieją jednak cenne narzędzia, które są dostępne bez opłat licencyjnych lub ograniczeń w Internecie, na przykład do tworzenia oprogramowania. Współpracownicy mogą je pobrać, jeśli pomagają w wykonywaniu obowiązków służbowych. Współpracownicy muszą zachować ostrożność podczas instalowania lub używania takich programów. W przypadku jakichkolwiek pytań należy uzyskać pomoc i uprzednią zgodę działu ITS.

7.8 Użytkowanie poczty e-mail, poczty głosowej i Internetu. Nie zaleca się wysyłania „żartobliwych” lub humorystycznych wiadomości. Zamierzony sarkazm może zostać utracony bez wyrazu twarzy lub intonacji głosu, a późniejsze odczytanie wiadomości może spowodować niezamierzone przez pierwotnego nadawcę zniekształcenie komunikacji. Żarty lub komentarze dotyczące cech osobistych, stylu życia, płci, rasy, religii, pochodzenia narodowego, niepełnosprawności lub orientacji seksualnej odzwierciedlają zły osąd i są stanowczo odradzane.

7.9 Audyty Systemu. Aby upewnić się, że współpracownicy przestrzegają tych zasad, Spółka może przeprowadzać okresowe audyty (zdalnie lub osobiście) swoich Systemów, w tym poszczególnych komputerów osobistych, przenośnych nośników elektronicznych i taśm z kopiami zapasowymi. Ponadto firmy, które udzielają Spółce licencji na oprogramowanie lub inne komponenty Systemu, mogą mieć prawo do kontrolowania korzystania z nich przez Spółkę i współpracowników. 

Załącznik A

Kwestie rachunkowości, wewnętrznej kontroli księgowej lub audytu mogą obejmować między innymi:
1. oszustwo lub umyślny błąd podczas sporządzania, przeglądu lub badania sprawozdań finansowych Spółki;
2. oszustwo lub umyślny błąd w rejestrowaniu i prowadzeniu dokumentacji finansowej Spółki;
3. uchybienia lub nieprzestrzeganie kontroli wewnętrznej Spółki nad sprawozdawczością finansową;
4. wprowadzanie w błąd lub nieprawdziwe oświadczenia dotyczące sprawy zawartej w dokumentacji finansowej Spółki, sprawozdaniach finansowych, raportach z audytu lub jakichkolwiek dokumentach składanych w Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (w tym raportów okresowych lub bieżących);
5. odstąpienie od pełnego i rzetelnego raportowania sytuacji finansowej i wyników Spółki;
6. znaczne różnice w metodologii sprawozdawczości finansowej Spółki w stosunku do wcześniejszej praktyki lub ogólnie przyjętych zasad rachunkowości bez odpowiedniego publicznego ujawnienia;
7. kwestie wpływające na niezależność niezależnego zarejestrowanego publicznego biura rachunkowego Spółki;
8. fałszowanie, ukrywanie lub niewłaściwe niszczenie dokumentacji korporacyjnej lub finansowej; lub
9. kradzież, oszustwo lub inne sprzeniewierzenie majątku trwałego Spółki.